1.   Entrer dans « Espace documentaire ».
 

2.   Se positionner dans l’emplacement désiré, en navigant dans la structure des dossiers via l’arborescence des répertoires, à gauche de l’écran.
 

3.   Cliquer sur le bouton « Créer… ».
 

4.   Cliquer sur le bouton « Créer un dossier à partir d’un modèle ».

5.   Sélectionner « PV Simplifié ».

6.   Encoder les informations de base ou métadonnées de base (nom, titre et description).
Il est conseillé d’encoder un nom composé de l’organe de votre PV ainsi qu’un identifiant pour rendre votre PV unique (ex: CA 001 ou CA 5 mars 1995) et comme titre une information plus parlante (ex: PV n°001 du CA du 05/03/1995).
 

7.   Cliquer sur le bouton « Enregistrer »

8.   Pour finaliser l’encodage, cliquer sur « Editer les propriétés », dans la colonne des actions du dossier, à droite de l’écran.
 

9.   Une page contenant les métadonnées associées au PV apparaît.
 

10.    Encoder au minimum l’organe (sans le numéro du PV ou la date) ainsi que la date de la séance.
 

11.    Si nécessaire, encoder également des mots-clés, des localisations ainsi que des notes.

12.    Cliquer sur « Enregistrer »

13.    Le dossier est prêt à recevoir le PV et ses ordre du jour et annexes éventuelles.
 

14.    Sélectionner le(s) document(s) sur le poste de travail.
 

15.    A l’aide de la souris, glisser le(s) document(s) dans le dossier du PV.