1)     Se positionner dans le dossier « Extrait de PV » correspondant, en navigant dans la structure des dossiers via l’arborescence des répertoires, à gauche de l’écran.
 

2)      Cliquer sur le bouton « Créer… ».
 

3)      Cliquer sur le bouton « Dossier » pour créer un simple dossier dans lequel sera glissé un extrait de PV et ses annexes éventuelles.
 

4)      Encoder les informations de base ou métadonnées de base (nom, titre et description) de l’extrait de PV.
Nom : Nom de l’organe suivi d’un identifiant (numéro du PV et numéro de l’extrait de PV).
Exemple : CA 001 I-01
Titre : Titre de l’extrait de PV.
Exemple : I.01.- Validation des pouvoirs des membres du Conseil d’administration
 

5)      Cliquer sur « Enregistrer ».
 

6)      Pour finaliser l’encodage, cliquer sur « Editer les propriétés », dans la colonne des actions du dossier, à droite de l’écran.
 

7)      Si nécessaire, encoder également des mots-clés, des localisations ainsi que des notes.
 

8)      Cliquer sur « Enregistrer ».
 

9)    Le dossier est prêt à recevoir l’extrait de PV et ses annexes éventuelles.
 

10)    Sélectionner le(s) document(s) sur le poste de travail.
 

11)    A l’aide de la souris, glisser le(s) document(s) dans ce sous-dossier.
 

12)    Créer autant de dossiers que d’extraits du PV.